建設業のマニュアル作成ツール導入事例

こちらの記事では、建設業におけるマニュアル作成について解説しています。マニュアル作成により得られるメリットや、作成時のポイント、マニュアル作成ツールの導入にあたって押さえておきたいポイントなどをまとめているので、ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

建設業におけるマニュアル作成のメリット

業務を標準化できる

マニュアルの作成により、業務を標準化できる点は大きなメリットといえます。建設業では、さまざまな工具や重機を使用します。もし使用方法が人によって異なると、ケガや事故につながる可能性も考えられます。マニュアルの作成によって使用方法の統一が可能となるため、事故の防止につながります。

さらに、マニュアルの作成によって製品の品質を維持できます。全ての作業者がマニュアルに沿った作業を行うことで、製品の品質や製造技術、工程の差異が生まれにくくなります。

人材育成に役立てられる

ノウハウを蓄積できる点も、マニュアルを作成するメリットのひとつといえます。そしてノウハウが蓄積できることから、作業手順について知りたい内容がある場合にも自分で調べられるため、担当者などに質問する手間を省けるようになります。この点から、新人教育などもスムーズに進められるようになります。

製造業務を効率化できる

マニュアルを作成し、作業員がその内容に沿って作業を行うと業務の無駄を省くことで、業務効率の向上が期待できます。

ただし、マニュアルに無駄な作業が含まれていたり、逆に必要な作業が抜けていたりした場合には、逆に効率が低下する可能性もあるため、マニュアル作成の際には余計な内容が含まれていないか、抜けが発生していないかといった点についてよく精査する必要があります。また、作業内容に変更等があった場合には、速やかにマニュアルの更新を行うことも大切です。

建設業におけるマニュアル作成のポイント

誰が見ても理解できる内容で作成する

マニュアルはさまざまな人が見るものです。そのため、誰が見ても内容がわかりやすいマニュアルを作成することが非常に重要です。例えば専門用語の使用や難しい言い回しは避け、簡潔で伝わりやすい表現を使用します。

さらに、必要に応じて専門用語の説明を入れる、非常時の対応について記載するなどの対応を行うことにより、マニュアルの汎用性を高められます。

利用しやすい運用体制を整える

マニュアルの作成を行った後は、運用体制についても考慮する必要があります。わかりやすいマニュアルができたとしても、必要なときにすぐに閲覧できなければ利用しにくいマニュアルとなってしまい、結果として利用されなくなってしまいます。そのため、専用ツールなどを活用してすぐに確認ができる体制を整えておくことが求められます。

運用と改善を継続する

運用と改善を継続する点も、マニュアルを作成するにあたり重要なポイントといえます。マニュアルは一度作成して終わりではなく、運用を続ける中で必要に応じて改善を続けていくことが大切です。この作業によって、現状に適したマニュアルを維持できるようになります。

以上の点から、マニュアルの作成を行う際には、あらかじめ運用担当者を決めておくことも必要といえます。

建設業のマニュアル作成ツール選びで重視したいポイント

動画や画像、ファイルなどを添付できるか

建築業は技術職であるため、テキストのみのマニュアルの場合は具体的な手順や動きについて伝わりにくい可能性もあります。画像や動画を添付したマニュアルを作成できるツールを導入することによって、視覚的にもわかりやすいマニュアルの作成が可能となります。そのため、マニュアル作成ツールの導入を検討する場合には、どのような形式での作成に対応しているかについて確認することが大切です。

スマートフォンでも利用できるか

マニュアルを閲覧する際に、PCだけではなくスマートフォンやタブレットなどでも閲覧できるか、という点も重要なポイントとなってきます。これは、建設業の作業現場ではPCを広げることが難しいケースがあるため。そのような場合、わざわざPCがある場所まで移動してマニュアルを確認し、再度現場に戻るとなると効率が良いとはいえません。

スマートフォンなどからマニュアルをすぐに確認できれば、効率よく業務を進められます。

誰でも簡単に操作できるか

現在、各社からさまざまなマニュアル作成ツールが提供されており、機能もツールによって異なります。その中で、機能が多すぎて操作が難しいツールを導入してしまった場合には、ITにあまり詳しくない従業員は使いこなせない可能性も考えられます。そうなると、マニュアルの閲覧ができなくなることも考えられ、ツールを導入した意味がなくなってしまいます。

このような点から、ツールを導入する際には誰もが簡単に操作できる、シンプルなツールを導入することがおすすめです。

建設業においてマニュアル作成ツールを導入する際は、シンプルで誰もが操作できることが重要なポイントです。さらに、技術職であるため動画や画像をマニュアルに取り込めるツールを導入できれば、視覚的にわかりやすいマニュアルの作成が可能になります。以上の点から、シンプルに操作ができるものや、動画や画像を簡単に編集できるツールを選ぶことが重要であるといえます。

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建設業のマニュアル作成ツール導入事例

既存のシステムからスムーズに移行が完了（導入ツール：COCOMITE）

導入時の課題：既存のマニュアル運用ツールが陳腐化していた

10年前に導入し、使用してきたマニュアル運用ツールが陳腐化していたことが課題として挙げられていました。さらに、こちらの企業では若手の育成を重視しているものの、事業場が各地に点在していたために集合研修の実施に苦労している状況でした。そこで若手の自己学習にも活用できる、必要な情報を必要なタイミングで入手できる環境の構築を行いたいという希望がありました。

導入効果：利用者が欲しい情報にたどり着けるようになった

新たなツールを導入して全社一斉に移行を実施したものの、シンプルかつわかりやすいツールであることからスムーズに移行できました。マニュアルの閲覧数を把握できることに加えて、「この文書が最新かどうか？」といった版管理に関する問い合わせも激減しました。また、利用者からも欲しい情報に辿り着けたという声も届いています。

現場のタブレットでマニュアルを閲覧可能に（導入ツール：トースターチーム）

導入時の課題：マニュアルが現場で活用されていない

既存のマニュアルの閲覧にはパソコンが必要だったことから、結果としてマニュアルが現場で活用されていない状況でした。さらに、紙でのマニュアルも併用していたものの、必要な情報を探すのに時間がかかる点に加えて、マニュアル情報の更新も困難な状況となっていました。そのため、まずはマニュアルが最新のものかどうかを確認する作業も発生しており、生産性の低下を招いていました。

導入効果：必要な情報をすぐに取得できるようになり、業務効率が向上

タブレット端末で必要なマニュアルを検索し、閲覧できるようになったため業務の効率化につながり、マニュアルの利用率も向上しています。さらに、マニュアルを一元管理することによって、「どのマニュアルが最新版なのかがわからない」という課題も解決されています。今後も、動画マニュアルなど従業員のパフォーマンスに貢献するコンテンツを増やしていく予定となっています。

マニュアルの作成工数を大幅に削減できた（導入ツール：Dojo）

導入時の課題：教育教材の作成工数を軽減する必要があった

元々各部署で社員用教育教材を作成していましたが、教育教材の作成工数を軽減する必要がありました。さらに、教材へのナレーション吹き込みを簡単に行いたいと考えていたことや、現場からの要望に対応できるよう、作成可能な教材のレパートリーを広げる必要があるなどの課題がありました。

導入効果：作業工数や教育コストを削減できた

マニュアル作成ツールの導入により、ナレーションの吹き込み作業時間を1/2に短縮できました。さらに、英語や中国語に対応していることから、海外拠点を担当している部署でも自ら教材作成が行えるようになっています。以前は現地へスタッフを派遣して集合研修を行っていましたが、現在はeラーニングの環境を構築。集合研修にかかるコストの削減ができたことに加えて、入社後すぐに教育を始められ、スキルの均一化といった面でも期待が寄せられています。