ナレッジ共有向きのツールは、組織内での情報共有を円滑にし、業務効率を向上させるために設計されています。企業のニーズに合ったツールを選ぶことで、業務の生産性向上が期待できます。
ナレッジ共有ツールは、業務で得た知識や経験を組織内で効率的に共有するためのツールです。導入のメリットとして、業務ノウハウの蓄積、業務改善の促進、スキルの均一化、問い合わせ対応業務の削減が挙げられます。
より浸透するツールにしていくためには、利用者が簡易的にアウトプットできること、検索性の向上、称賛の可視化、導入推進者の設定などが効果的です。用途に応じた多機能、使いやすさ、多様なファイル対応のツールを選定することが重要です。
より早くツールを浸透させるためには、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶのが大切です。直感的なUIや分かりやすい設計であることによって、学習コストを削減し、導入直後からスムーズに活用することができます。
テンプレートを利用することで、効率的なナレッジ共有が可能です。定型フォーマットを用意しておけば、ナレッジの一貫性を保ちながら、作業時間を削減できます。
ツールによってはカスタマイズ可能なテンプレートもあり、業務に合わせた柔軟な対応が可能です。
蓄積された情報を素早く見つけ出すためには、高度な検索アルゴリズムが必要です。ファイル名やタグ、テキスト内のキーワードなど多様な検索方法に対応しているツールだと、探している情報に瞬時にアクセスでき、業務効率が向上します。
ナレッジは蓄積するだけではなく、都度、更新や改善が必要です。コメントやフィードバック機能があれば、チーム内で活発な意見交換ができ、ナレッジの質が向上します。
質問や提案をすぐに反映できるため、より使いやすいナレッジベースを作り上げることが可能です。
ナレッジ共有向けツールは、業務ノウハウや経験を効率的に蓄積・共有でき、企業の生産性向上に役立ちます。業務の属人化を防ぎ、誰でも容易に情報へアクセスできる環境が整い、情報の伝達ミスや時間の無駄を削減します。導入事例からも、多くの企業で効果を発揮しているため、自社の目的に合ったツールの導入を検討してみてください。
このサイトは、マニュアルを作っても使われない・伝わらない状態を解決すべく、浸透するマニュアルが作れるおすすめのツールをまとめたサイトです。「問い合わせ対応」「ノウハウ共有」「新人の教育」の用途別に適したツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。
会計事務所共通の課題として業務が属人化しやすいと言われています。ひとりの担当者が数十件のクライアントを担当し、離職で引継ぎが上手く行かずに業務そのものがブラックボックス化してしまうことがありました。
業界共通の課題である残業の多さも解消したく、同じ業務内容であれば、誰でもできる組織を作ることで、ひとりの業務負担の削減につながるとともに、事務所全体のレベル底上げにもつながると考え、ツールを導入しました。
業務フローやノウハウを共有すると、他の社員から「こんな方法もありますよ。」といった会話が生まれ、共有されたナレッジをどんどんアップデートしていくことができました。紙のマニュアルでは考えられなかったことです。
編集部は出版メディアによってそれぞれおノウハウを持っていたのですが、部署横断でシステム統一化や共通基盤の構築を進める必要がありました。
各編集部に分散していたデジタル資産や知見といったものを集約することを目的として、それぞれの部署から担当者を集めてチームが発足。当時はコロナでリモートワークが余儀なくされるなか、もともと部署の異なる担当者のコミュニケーション円滑化のためにツールを導入しました。
新入スタッフの研修やオリエンテーションの前に「これとこの投稿を見ておいてね」と伝えることで予習が可能になるのでイメージがついた状態で話が聞けるようになりました。
また、「見ておいてね」と言われた投稿の周辺ナレッジも同じフォルダ内で見つけることができるので、プラスアルファの情報も収集して、一歩進んだ会話ができるようになるので本当に助かっています。
急成長で新入社員が増え、誰もが同じ成果を出せるように業務を標準化させる必要があるなかで、社内には手順書やナレッジ、各種契約書類などが所々に散在し、新しく入社した人たちがどこを見ていいかわからない状態が発生していました。
情報を探す手間が圧倒的に減りました。体感として、検索時間が以前の6〜7割の時間で済むようになったと思います。
引き継ぎコストも50％削減しましたし、情報はマニュアルにまとめるという意識が生まれ、業務属人化解消の一助になっています。
マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
社員に使われるマニュアルで
問い合わせを生まない
自発的なノウハウ共有が
活発になる
習得状況の管理で
指導漏れ防止を実現