こちらの記事では、介護・福祉業界におけるマニュアル作成のメリットや作成のポイントを紹介しています。さらに、実際にマニュアル作成ツールを導入した事例もまとめているので、ツールの導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。
マニュアルの整備によって、提供するサービスの質を標準化できます。マニュアルが整備されていない場合は、さまざまな判断が個人に委ねられます。すなわち判断基準が設けられていないことになるため、対応時にも「この程度で問題ない」となってしまい、それぞれのスタッフによって対応にばらつきが出てしまうのです。
対応をしっかりとマニュアル化しておくことによって、スタッフが個人で判断を行う必要がなくなり、提供サービスの質を統一できます。
業務上の事故やトラブルの防止につながる点も、マニュアルの導入によるメリットといえます。マニュアルの導入によって問題が発生した際の判断基準や対応方法を周知できるため、職員が独断で判断するケースがなくなり、事故やトラブルを予防できるようになります。
また、万が一事故やトラブルが発生したとしても、職員がマニュアルに沿ったケアを行っていたと分かれば、個人の過失が責められる事態を防ぐ
ことができます。つまり、マニュアルの導入は職員を守ることにもつながります。
業務のマニュアル化によって、職員は1から業務のやり方を考える必要がなくなり、マニュアルに沿って業務を進められるようになります。そのため、業務のやり方で悩むことがなくなり、無駄な時間を削減できます。さらに、担当スタッフが不在だったとしても、他のスタッフがマニュアルを参考にしてケアを提供できるようになります。
このように、マニュアルの導入によって現場での生産性が向上する点も、メリットのひとつといえます。
マニュアル作成の際には、できるだけ画像を利用して視覚的にわかりやすい内容にすることがポイントです。業務の中には文章で説明するだけでは伝わりにくいものもありますが、そのような内容も画像を使うことでわかりやすくなります。また、画像を使えば新人もわかりやすいマニュアルが作成できます。
さらに、マニュアル内の情報を整理するためにも、見出しのテンプレート化などを行い統一化することもおすすめです。
マニュアルを作成するとなると、すべての業務をマニュアル化したくなりますが、範囲が広すぎるために多くの作成時間が必要となります。そのため、まずは作成する範囲をある程度絞ってから作成することが大切です。
初めに作成するのは「毎日発生する業務」「それぞれの職員の判断に任せるとサービスの品質に幅が出る業務」などを選ぶのがおすすめです。
画像などを使用して視覚的にわかりやすいマニュアルにする、というポイントは前述している通りですが、マニュアルの中にはどうしても文章での説明が必要なものもあります。その場合には、できるだけ短い文章を使うことが大切です。長い文章で解説すると内容が伝わりにくくなり、マニュアルとして機能しなくなります。短い文章のほか、箇条書きやフローチャートを活用してもわかりやすい内容にすることができます。
マニュアルを作成しても、必要な時に見ることができないのであれば意味がありません。介護の現場で働いている時に、わざわざPCの前に行ってマニュアルを確認するのは非効率です。
そこで、例えばスマートフォンでもマニュアルの閲覧ができるような作成ツールを使用するという選択肢も考えられます。スマートフォンで確認できれば、PCがある部屋に都度戻らずに手元での確認が可能となるため、必要な情報をすぐに確認でき、業務の効率を落とさずに済みます。
ITツールの操作に不慣れな職員もいるため、シンプルな操作性を持ったツールを導入することも重視したいポイントのひとつです。操作が難しいと使われなくなってしまうリスクがありますので、ツール導入にあたっては操作性も十分に確認しておきたい項目といえます。
また、操作性と共にサポート体制がしっかりと整っているかも確認しておきたいポイントといえます。初期導入のサポートがあり、継続的な問い合わせにも対応してもらえるツールであれば、不安なく使用できます。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、運用しながら更新していくことが重要です。もし古い内容をそのままにしておくと、予期しないトラブルにつながってしまう可能性もあります。
そのため、更新が必要なタイミングですぐに内容を変更できるような、更新のしやすさもツールには必要です。ただし、むやみやたらに複数の職員で更新を行っていくと、ズレが出てしまう可能性もある点には注意が必要です。
介護・福祉業界向けのマニュアル作成ツール選びでは、とにかく視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できることが重要なポイントなので、画像などの挿入が簡単に行えるかどうかを確認しておくことがおすすめです。さらに、作業内容などに変更が生じた際にすぐに更新できるように、シンプルで簡単に操作できるかもチェックしておきましょう。手軽に更新ができて、わからなくなった時にしっかりとサポートをしてもらえるようなツールを選ぶことが大切です。
このサイトは、マニュアルを作っても使われない・伝わらない状態を解決すべく、浸透するマニュアルが作れるおすすめのツールをまとめたサイトです。「問い合わせ対応」「ノウハウ共有」「新人の教育」の用途別に適したツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。
かつてはWordやExcel、PowerPointなどでマニュアル作成を行っていたものの、社内のポータルサイトに保存していたために、アクセス権のある社員しか閲覧できなかったという問題がありました。さらに、マニュアル作成方法が部署ごとに異なっておりフォーマットがバラバラだったことや、マニュアルの検索が難しいなどの課題もありました。
COCOMITEを導入してマニュアルを作成したところ、現場で働く介護スタッフもマニュアルの閲覧ができるようになったことに加え、iPhoneからの閲覧もできるようになりました。さらに、人材育成部でマニュアルの作成や編集、管理を行うようにしたため、構成や表現方法を揃えられるようになった点に加え、検索性や視認性が向上しています。
マニュアルを作成しても閲覧されない、紛失・破損のリスクがある、OJTトレーニングを実施しても属人化したり誤った内容での指導が行われるといった課題がありました。そしてマニュアルの作成を行ったとしても、特に社会保険の改正など大きな変更があった場合など更新作業が負担となり作成したものの活用されない、という状況が長年続いていました。
ツール導入後、入社1〜3年目の職員向けにマニュアルを作成。マニュアルごとにQRコードを発行して、必要な時に必要な情報を見られるように対応しています。さらに、文字と動画を併用できるため、新入職員や外国人職員からもわかりやすいと評判に。外国人職員を積極的に採用するにあたり、コミュニケーションツールとしても活用できています。
これまでは、新人の教育にあたって先輩や担当がつきっきりで教えていました。そして紙マニュアルでの運用を行っていたために必要な情報を探すのに時間がかかるという問題があった点、さらに人手不足だったことから教育を担当する側の時間や資料作成にかかる工数も現場での課題となっていました。
soeasy buddyの導入によって、マニュアルの視聴の有無が確認できるようになり、個人に合わせたアドバイスが可能に。誰が理解していて誰が理解していないのかを把握した上でコミュニケーションを取れるようになったことから、教える側・教えられる側双方にとって効率的な教育環境を実現できています。
マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
社員に使われるマニュアルで
問い合わせを生まない
自発的なノウハウ共有が
活発になる
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指導漏れ防止を実現