製造業における業務の標準化や効率化には、理解しやすくアクセスしやすいマニュアルが欠かせません。多くの工程や機械を扱う製造現場では、ミスを防ぎながら効率的に業務を進めるために、マニュアル作成ツールの導入が進んでいます。
ここでは、製造業でマニュアル作成ツールを導入する際に重視したいポイントと導入事例をご紹介します。
マニュアルの作成によって、誰が作業を行っても製品の品質維持がしやすくなります。マニュアルの手順通りに作業を行うことで、誰でも適切な手順や方法で作業を進められるため、製品の品質が一定となります。
そのため、マニュアルには作業を行った後の成果物に求められる品質基準を明記しておくことがポイントであるといえます。品質基準を記載しておくことで、経験にかかわらず作業のゴールを把握しやすくなるため、作業を行う際の注意点などにも気を使いながら業務を進められます。
トラブルやエラーが発生した際の対処法をマニュアルに盛り込んでおけば、実際にトラブルやエラーが発生した際にどのように行動すればよいのかといった点や、予防のためにはどうすればよいのかなどノウハウの伝達が行えます。さらに、対処に迷っている時間や間違った作業をやり直す時間など無駄な手間や時間が削減でき、業務の効率化につながります。
また、マニュアルを作成すると、各作業の工数が可視化できます。その内容をもとに、業務量や人員に無理が生じている工程やムラができている部分がないかを確認し、必要に応じて是正することが可能です。
マニュアルに記載された手順などを確認しながら業務を進めることによって、作業ミスやトラブルの発生を防げます。さらに間違えやすいポイントや、発生頻度が高いミスの事例などを記載しておけば、注意して作業できるため、ミスの防止につながります。
ベテランが作業する場合も、久しぶりに行う作業であればミスが発生する可能性があります。このようなケースにおいても、マニュアルを見ながら作業を進めることでミスを防止できます。
マニュアルを作成する際には、ベテランから新人まで誰が見てもわかりやすいものにすることが必要です。例えば、説明文は簡潔にし、画像や図表などを用いて視覚的に理解しやすい内容にする方法が考えられます。また、新人がマニュアルを確認する場合を想定して、用語などの解説も必要に応じて記載しておくことがおすすめです。
動画を使用する場合は、知りたいことについて解説されている動画をすぐ確認できるように、要素ごとに短い動画に分けておくと良いでしょう。
デザインをシンプルにしておくと、作業中でもマニュアルの閲覧がしやすくなります。マニュアルを作成していると、あれこれ内容を盛り込みたくなりますが、内容を詰め込みすぎると却って読みにくいものになってしまう可能性があります。
マニュアル作成ツールを使用するケースにおいても、できるだけシンプルなテンプレートのものを使用するのがおすすめです。
重要な部分は赤字や太字、画像を使用することで目立たせるのもポイントのひとつといえます。ただ、赤字や太字の部分が多すぎると逆に見にくくなってしまうため、特に注目してほしい部分に絞るようにしてください。
マニュアル作成ツールの導入には、以下のポイントを重視しましょう。
製造現場では、複雑な手順や工程が存在するため、テキストだけでなく、動画や画像を用いて視覚的に分かりやすいマニュアルが求められます。ツールには、これらの要素を簡単に組み合わせ、容易に編集できる機能があることが理想です。
また、多言語対応や自動翻訳機能も、多国籍なスタッフがいる現場では有効です。
標準化されたテンプレートを使うことで、マニュアルを作る業務の効率化に繋がります。
固定されたテンプレートで閲覧者側の負担を減らしたり、企業独自の要件や手順に合わせたカスタマイズに対応したりなど、得たい効果によってテンプレートのタイプを見極めることがポイントです。
クラウド対応であれば、各現場やオフィスで簡単に情報を共有・更新でき、新しいマニュアルを参照できます。権限管理を適切に行うことでセキュリティも確保できるため、重要な情報を扱う製造業では重要なポイントです。
初期導入費用やランニングコストはもちろん、作成したマニュアルの活用頻度や効果に見合ったコストであるかを見極める必要があります。トライアル期間を設けて検証することも大切です。
製造業向けのマニュアル作成ツール選びでは、操作性や多機能性が重要です。視覚的に分かりやすいマニュアルが求められるため、マニュアルの体裁を揃えたり、動画や画像を簡単に編集できる機能や多言語対応をしているツールを選びましょう。
このサイトは、マニュアルを作っても使われない・伝わらない状態を解決すべく、浸透するマニュアルが作れるおすすめのツールをまとめたサイトです。「問い合わせ対応」「ノウハウ共有」「新人の教育」の用途別に適したツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。
以前の運用方法だと更新に時間がかかるため、作業指図書を作って終わりになり最新版の管理ができないことがありました。
また、現場では個人で紙のメモを取っている方も多く、ナレッジ共有が進んでいなかったことや属人化を解消する必要がありました。
導入によって様々な効果がありました。新人も理解できるマニュアルで、初めての作業でも一人で作業が完結出来ることや、マニュアルが一か所に集約されることで、手順書が見つからない状態を解消。
何か分からないことが出てきたら「ココ見て！」「ココ書いて！」が現場の合言葉になってきています。約1年で113個の手順書を作成できました。
従来の紙ベースのマニュアルは、 現場作業において効果的に使用することが難しいという声が現場からあがっていました。
紙だと、マニュアルが更新されたにも関わらず、スタッフが印刷された古い版を使用し続けることがあり、完成品の品質に影響を与えたり、不良品が出てしまうという問題が起きていたのです。
マニュアルの二次元コードをスキャンすることで直ちに最新のマニュアルにアクセスできるのが大きな効果でした。合わせてマニュアルの公開プロセスが改善され、マニュアル作成完了後に上司に確認依頼を送るだけで済むように。
サポート部門でも、スタッフが自力で問題を解決できるケースが増えたことによって、サポート工数を大幅に削減しました。
新規事業として航空部品製造への参入を目指していました。しかし、JIS Q 9100の認証取得にあたり、既存の手書きやExcelでの管理方法では限界がありました。
文書の最新化や正確な管理が求められたため、Webマニュアル化が必要とされていました。
常に最新のマニュアルを全員が利用できる体制が整いました。登録者以外が改変できないため、監査時にも評価され、品質管理の強化につながっています。
視覚的に分かりやすいマニュアルの作成が進み、動画の活用を増やすことで、従業員の教育効率も向上しました。
マニュアルや業務に関連する情報が社内に分散している状況だったことから、いざ参照したい場合にも時間がかかる状態でした。さらに、マニュアルの整備も十分ではなかったために、業務の属人化も発生していました。
そして、業界特有の社内用語や業界用語も多く使用されることから理解が進みにくく、用語集の作成が必要な状況になっていました。
用語集と現場で使用できるマニュアルの作成を行うことによって、分からない内容が出てきた場合にも必要な情報にすぐにアクセスができるようになりました。さらに、特定の社員のみが知っていた情報もマニュアル化されることによって共有が可能となり、属人化の問題も解消しています。
サポートセンター業務において応対に時間を要していたほか、データの可視化・分析まで手が回らないなどの課題がありました。また、FAQのサイト作りや更新にも時間や手間がかかっていたことに加えて、海外向けに情報発信するには日本語版と同じ内容のものを英語で1から作る必要があったなど、さまざまな課題を抱えていました。
Zendeskを導入し、サポートセンター業務を刷新。オペレーターのパフォーマンス改善などさまざまな変化により、カスタマーサポートへの満足度は96～98％となり、FAQの充実によって自己解決率も向上しています。さらに、問い合わせ件数は18,000件にまで増加したものの（2024年予測）、初歩的な問い合わせを減らせたことで重要な問い合わせに対して効率的な対応が可能に。40名ほどのスタッフにて多くの問い合わせに対応できるようになりました。
リアルタイムでの更新や情報共有が可能なデジタルツールを活用することで、作業ミスの削減やトレーニングの効率向上が期待できます。
また、ペーパーレス化によるコスト削減や品質管理の強化も実現できるため、導入による効果は広範囲にわたります。企業ごとに適したツールを選び、継続的な改善を目指すことが重要です。
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マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
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