物流業のマニュアル作成ツール導入事例

こちらの記事では、物流業におけるマニュアル作成についてまとめています。マニュアルの作成メリットや作成のポイント、ツール選びの際に注目しておきたい部分を解説。また、マニュアル作成ツールの導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

物流業におけるマニュアル作成のメリット

担当者不在でも業務を進められる

物流業の場合、顧客ごとに送付先や商品・期日などのルールが異なることがあります。そういった場合、担当者がいれば特に問題はありませんが、担当者不在の場合は「どのように処理すれば良いのかわからない」という状況に陥ってしまいます。

マニュアルを作成しておけば、それぞれの顧客における対応ルールを明確にできます。もし担当者が不在の場合でも、マニュアルを確認することで他のスタッフが業務を進められるようになります。

業務品質の一定化に繋げられる

マニュアルの作成によって、業務品質の維持や一定の品質でのサービス提供につなげられます。マニュアルがない状態で業務を行うと、個人のスキルや経験に作業品質の差が出てきます。そういった場合は顧客満足度の低下につながることもあるため、業務品質の均一化が必要であるといえます。

マニュアルを作成することによって品質基準を設けることができます。そうなると経験の長さなどに左右されず、いつでも一定の品質でサービスの提供を行えるようになるでしょう。

人の入れ替わりがあっても正しく業務が引き継げる

物流業は人の入れ替わりが多い傾向がありますが、業務においてはミスが発生しないように業務をしっかりと引き継ぐ必要があります。マニュアルがあれば、人の入れ替わりがあった場合でも正しく業務を引き継げるため、同じ品質で業務を進めることが可能です。

物流業におけるマニュアル作成のポイント

マニュアルの作成範囲と読み手の設定

まずはマニュアルの作成範囲と読み手の設定を行います。

全ての業務をマニュアル化しようとすると、作成に膨大な時間とコストがかかります。また、読み手を設定していないと必要な情報の書き漏れが生じる可能性があります。そのため、従業員向けのマニュアルだったとしても、まずは「そのマニュアルは誰が使用するのか」「どの業務をマニュアルに記載するのか」といった点をはっきりと定めることが大切。その上でマニュアルの作成に取り組むことがおすすめです。

見出しを決める

見やすいフォーマットにするために、目次と見出しを決めます。この作業によってマニュアル全体の構成の組み立てができ、見出しを決められます。さらに、マニュアルに必要な情報を漏れなく記載することが可能になります。

マニュアルを共有・更新

マニュアルの作成を行った後は、社内への共有と定期的な更新を行います。マニュアルを作成したとしても、共有が行われなければ作った意味がありません。

社内のルールや業務内容などに変更があった場合には、マニュアルにも変更点を反映した上で、再度共有を行います。マニュアルの更新が行われないと情報が古いままにってしまうため、いずれそのマニュアルは使えないものとなってしまいます。

そのため、マニュアルは最新の情報へアップデートを行うことが重要。「マニュアルを確認することで正しい情報が得られる」という意識をメンバーに根付かせる点が重要です。

物流業のマニュアル作成ツール選びで重視したいポイント

用途に応じた形式を選べるツールを選択する

マニュアルというとテキスト形式のイメージを持っている人が多いかもしれません。しかし、テキストのほかにも画像や動画、音声などを組み合わせた形でマニュアルを作成できるツールもあるので、自社の業務内容やマニュアルの用途などに合った形式で作成できるツールを選ぶことが重要になってきます。

例としては、倉庫内作業に関するマニュアルを作成する場合には、動画を使用して作業手順をわかりやすく解説できるツールが適していますし、新人教育に使用する場合には最後に理解度を確認できるテスト機能を持つツールがおすすめです。

シンプルな操作性

マニュアル作成ツールは頻繁に利用されるものであるため、操作性がシンプルなものを選択することがポイントです。操作方法がわかりやすいものを選ぶことで、誰でもマニュアルの作成や更新が簡単に行えます。

このように、操作性を確認する際には無料トライアルやデモ版などの活用することがおすすめです。実際にツールの操作を試した上で、導入するツールを選択してください。

既存のマニュアルの移行作業が容易にできるか

既にマニュアルを作成しているケースでは、そのマニュアルを活かすためにも移行作業が容易に行えるかを確認しておくことが大切です。ツールによっては、例えばWordやExcelなどで作成した既存のマニュアルを取り込める機能を備えているものもあります。移行作業ができれば、1からマニュアルの作り直しをする必要がなくなります。移行作業をスムーズに行うためにも、あらかじめツールの機能やサポートに関する点をチェックしておくことが大切です。

物流向けのマニュアル作成ツールを選ぶ上では、シンプルな操作性か、またどのような形式に対応しているか、といった点が重要となってきます。視覚的にわかりやすいマニュアルを作成するには、テキスト形式だけではなく動画形式のマニュアルを作成したり、画像を活用したりすることが必要です。そのためには、さまざまな形式でマニュアルを作成できる機能を搭載しているツールを選択することがポイントといえます。

このサイトは、マニュアルを作っても使われない・伝わらない状態を解決すべく、浸透するマニュアルが作れるおすすめのツールをまとめたサイトです。「問い合わせ対応」「ノウハウ共有」「新人の教育」の用途別に適したツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

物流業のマニュアル作成ツール導入事例

マニュアルや指導内容を統一できた（導入ツール：COCOMITE）

導入時の課題：作業標準書やOJTの内容にばらつきがあった

物流センター拠点ごとで、作業標準書の内容やOJTの教え方にばらつきが生じていたため、全センター共通である基本ルールについては内容を統一した上で浸透させたいと考えていました。特に、初期教育において教育方法が属人化している点の解消を目指していました。さらに、作業手順をより正確・効率化するために、動作分析も行いたいという希望もありました。

導入効果：社員にマニュアルの存在が浸透

全ての拠点で統一したマニュアルをCOCOMITEで共有する体制に移行。作業者の手元まで見れる動画マニュアルを作成し、正確な基本動作を何度も見ることが可能に。さらに、半年に1回など低頻度で発生する業務に取り組む際にも、「COCOMITEを見よう」という声が自然と出てくるなど、社員がマニュアルの存在をしっかりと認識するようになりました。

問い合わせが激減し、業務効率が大幅に向上（導入ツール：Teachme Biz）

導入時の課題：知りたい情報が見つけられず、問い合わせが多かった

Wordで作成されたマニュアルがあったものの、知りたい情報がある場所を探すのに時間がかかり、結局本部に問い合わせを行うことで解決をしていました。さらに、業務に変更が発生した際や使用する機器のアップデートがあった場合には、500〜600名分の分厚いマニュアルを刷り直す必要があり、紙の無駄だと感じていました。

導入効果：問い合わせが減り、業務がスムーズに回るようになった

Teachme Bizの導入前には、端末の操作方法や支払い方法についての問い合わせが1日20件ほどあったものの、導入後にはほぼ0件になったことから、大幅な業務効率化につながっています。さらに、現場でマニュアルを確認しやすくなったため、端末の誤操作も減少。スムーズに業務が回るようになったという効果が得られました。

マニュアルの作成や修正を容易にできるようになった（導入ツール：Dojo）

導入時の課題：マニュアルの作成や修正に手間がかかっていた

新入社員への教育を行う際には、ExcelやPowerPointで作成したマニュアルを使用していましたが、作成する際に非常に時間を要していたという課題がありました。さらに、作成後のマニュアルを修正したり更新したりする際にも手間がかかるために十分なメンテナンスができず、結局口頭で説明を済ませてしまうなど、さまざまな課題を抱えていました。

導入効果：マニュアルの作成工程を6割削減

ツールの導入により、マニュアル作成工程を6割削減できました。簡単に作成ができるため、さまざまな作業についてマニュアルの作成が可能に。もし手順の変更があったとしても、内容の修正も簡単に行えるため、メンテナンスに関する課題も解決できています。さらに、システム操作についてよくある質問についてもマニュアル化することで問い合わせへの対応工数も削減できました。