企業内教育や業務効率化の一環として、動画マニュアルを採用する企業が増えています。動画マニュアル作成ツールにより、視覚的に理解しやすいコンテンツを簡単に作成し、共有や更新を行うことができます。
動画マニュアル作成ツールとは、パソコンの画面操作や実際の作業風景などを録画・編集し、分かりやすい動画形式のマニュアルを作成、共有、管理するためのソフトウェアやサービスのことです。一般的な動画編集ソフトと異なり、画面録画機能、不要部分のカット、テロップ（文字）やナレーション（音声解説）の追加、簡単な図形の挿入など、マニュアル作成に必要な機能に特化しているのが特徴です。専門的な動画編集スキルがなくても、比較的質の高い動画マニュアルを簡単に作成できます。
動画マニュアル作成ツールを導入し、動画マニュアルを活用することで、従来のテキストや静止画中心のマニュアルにはない、多くのメリットが生まれます。
テキストや写真だけでは伝えきれない複雑な機械の操作や、ソフトウェアの細かい手順、身体の動きなどを、実際の映像で見せることで、見る人は直感的に理解しやすくなります。動画の内容を「見て真似る」ことができるため、言葉で説明するよりも早く、正確に作業内容を伝えられるのが大きな利点です。
動画は、映像と音声（ナレーションやBGM）を組み合わせることで、短い時間で効率的に多くの情報を伝えることができます。読むよりも見る方が楽だと感じる人も多く、学習意欲の向上にも繋がる可能性があります。視覚と聴覚の両方に訴えるため、内容が記憶に残りやすいとも言われています。
作成した動画マニュアルは、スマートフォンやタブレットなどを使って、いつでもどこでも視聴できます。通勤時間や休憩時間などのすきま時間を活用した学習や、作業現場で実際の動きを確認しながらの学習も可能。分からない箇所を繰り返し視聴できるため、個人のペースに合わせた学習が進められます。
多くのメリットがある動画マニュアルですが、その作成ツールを導入・活用する際には、いくつか注意しておきたい点もあります。デメリットも把握しておきましょう。
テキストマニュアルに比べ、動画の撮影や編集には、やはり手間と時間がかかります。特に、分かりやすい動画にするためには、不要な部分をカットしたり、テロップやナレーションを入れたりする編集作業が欠かせません。ツールを使えば簡単になるとはいえ、ある程度の作業時間は見込んでおく必要があります。
作業手順の一部が変更になった場合、テキストなら該当箇所を修正するだけで済みますが、動画の場合は撮り直しや再編集が必要になることもあります。一部分だけの修正でも、動画全体を再度生成してアップロードし直す手間がかかる場合も。更新頻度が高い業務の手順書には、向かない可能性もあります。
多くの動画マニュアル作成ツールは有料です。ツールの利用料金に加え、高性能なカメラやマイクなどの機材が必要になる場合もあります。多機能なツールほど価格も高くなる傾向があります。無料ツールもありますが、機能制限やロゴ表示などがあるため、目的や予算に応じて慎重に選ぶべきでしょう。
動画マニュアル作成ツールは、動画の作成と編集を効率化します。スマートフォンでの作業手順の撮影やPC画面の操作録画も簡単に行え、不慣れなユーザーでも直感的に編集可能です。
また、動画の一部切り出しやテキスト、キャプション挿入などの編集機能が充実しています。完成したマニュアルはクラウド活用により、共有と管理の手間が軽減されます。
動画編集では、カットや字幕挿入、テキスト追加などが直感的に行えるツールを選ぶとよいでしょう。撮影後すぐに編集できるため、専門知識がなくても高い品質の動画マニュアルが作成可能です。
テンプレートやガイドラインを活用することで、複雑な業務手順を効率的に動画化できます。作成者の負担が減り、短期間でのマニュアル作成が実現します。
クラウド上での動画管理に加え、視聴履歴や進捗管理が可能なツールも多く、個々の従業員の学習進捗を把握しやすくなっています。また、バージョン管理や検索機能の充実も、管理業務を効率化する重要なポイントです。
多国籍企業や海外展開をしている企業では、多言語対応の字幕やナレーションが求められます。多言語に対応したツールを選ぶことで、従業員に統一された教育を提供できます。
マニュアル作成だけでなく、学習支援機能も重要です。閲覧状況の確認や、従業員の理解度を把握するためのテスト機能を備えたツールを導入することで、指導漏れをなくしたり、教育効果の最大化が期待できます。
動画マニュアルは、従来の紙やテキストベースのマニュアルよりも効果的で、複雑な業務手順や製品の説明など、視覚的・聴覚的なアプローチが求められる場面で効果を発揮します。マニュアル作成ツールがあれば、これまで専門的な知識が必要だった動画編集が簡単な操作で作成できるようになります。
このサイトは、マニュアルを作っても使われない・伝わらない状態を解決すべく、浸透するマニュアルが作れるおすすめのツールをまとめたサイトです。「問い合わせ対応」「ノウハウ共有」「新人の教育」の用途別に適したツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。
きっかけは、研修における時間の確保が難しくなってきていたことでした。
数百名在籍しているアルバイトスタッフに対して採用のたびに対面で研修するのはスケジュール的に難しく、トレーニング方法や機器の使い方など、各自で紙を参照するには伝えきれない部分が多く、動画を使った手順書の必要性を感じていました。
効果は大きかったです。手順書が一通り完成した直後に新型コロナウイルスの感染が拡大し、新入社員が在宅勤務となりましたがリモート研修をスムーズに行えました。
他にも、これまで100名近いジムの正社員を5〜6班に分け、年2回、1回あたり3～4時間をかけて対面で研修していたのですが、それを動画に切り替えることで、教える側の時間的な負担と社員の移動交通費や移動時間の両方を軽減することができました。
工作機械を扱う製造工場では、作業手順が標準化されておらず、作業者や管理者によって認識が異なっていることにより、各作業時のチェック内容の取り決めが不十分になっていました。
それによって、製造現場が陥りがちなさまざまな現場課題がある状況でした。
導入から1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成することができました。動画には正しい手順だけではなく、よくあるNG例も盛り込むことで、実践のところにもスムーズに入りやすくなりました。
結果、ベテラン従業員に依存していた作業／工程についても、動画によって現場ノウハウを可視化でき、若手や中堅に対する技術伝承を以前よりも進められるようになりました。
eラーニング教材を扱う情報通信系の企業では、コロナ禍で集合研修ができないために高まった動画へのニーズに対応するため、動画マニュアルを再導入しました。
お客様からの要望に対応できるようになったのはもちろんのこと、「ほかの動画マニュアルも早く見てみたい」「こんな動画が欲しい」といった要望が出るようになりました。10分程度の動画が主体となっていますが、「2、3時間程度の研修用コンテンツは出来ないか」という要望もあったほどです。
マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
社員に使われるマニュアルで
問い合わせを生まない
自発的なノウハウ共有が
活発になる
習得状況の管理で
指導漏れ防止を実現