良いマニュアルと
悪いマニュアルの違い

マニュアルは、組織やチームでの業務を統一し、作業品質を安定させるための重要なツールです。誰が見ても理解でき、かつ最新の業務フローと矛盾しないマニュアルを整備することは、組織にとって不可欠な取り組みといえるでしょう。

しかし一方で、「マニュアルらしきドキュメントはあるものの、現場の実情と合っていない」「内容が抽象的すぎて役に立たない」といった問題を抱えるケースも多く、成果や効率を左右する要因となることも。

本記事では、「良いマニュアル」と「悪いマニュアル」がどう違うのかを比べたうえで、マニュアル作成時に押さえておくべきポイントや、効率的に良質なマニュアルを作成する方法をご紹介します。

良いマニュアル、悪いマニュアルの違いを理解しよう

「良いマニュアル」とは、情報がわかりやすく整理されており、読み手が直感的に理解できる点が最大の特徴です。具体的な手順や事例が示されているため、想像や推測をする必要がなく、担当者はマニュアルを見ただけですぐに作業を進められます。また、業務フローの変更などに合わせて素早く更新されるため、常に最新の状態が保たれていることもポイントです。

逆に「悪いマニュアル」の代表例として、情報量が過度に多く、要点がわかりにくい文書が挙げられます。専門用語や略語の解説が一切なく、初心者には理解が難しい場合もあるでしょう。章立てが整理されていないと、読み手が本当に知りたい情報を探すだけで時間を浪費してしまいます。また、更新がなされずに古い情報のまま放置されているマニュアルも問題です。実際の業務フローと乖離したままになり、却って混乱を招くリスクが高まります。

このように、良いマニュアルと悪いマニュアルの間には決定的な差があります。特に「読み手に配慮した構成と表現」「定期的なメンテナンスによる最新性の維持」といった点が満たされているかどうかが、最も大きな分かれ目になるのです。

よくある悪いマニュアルの失敗例

• 説明が抽象的で具体性に欠ける
• 画像や図解がなく、テキストばかりで分かりにくい
• 章立てや構成が整理されておらず、必要な情報が探しにくい

悪いマニュアルの典型的な失敗例としては、まず「説明が抽象的で具体性に欠ける」という点が挙げられます。たとえば、お客様対応のマニュアルに「クレームには丁寧に対応すること」とだけ書かれていても、具体的にどのような声かけや手続きを行うかがわからないため、担当者間で対応の仕方がばらばらになってしまいます。

次に多いのは、「テキストばかりで図解やスクリーンショットなどがない」というケースです。システムの操作手順を文章だけで説明すると、初めて触る人は画面のどこをクリックするかイメージしにくく、何度も読み返してようやく操作を理解することになります。

良いマニュアルを作成するためのポイント

まずは、マニュアルを作る前に「目的と読者（利用者）のレベル」を明確に定義しましょう。新人研修のためなのか、既存社員のために最新フローを共有するのか、あるいは顧客や外部パートナー向けなのかによって、用いる言葉や章構成が異なってきます。

次に「ステップごとに整理し、視覚的に分かりやすくする」工夫をしてみてください。作業工程をフローチャート化したり、画面操作であればスクリーンショットに手順番号を振って説明文を添えたりすれば、文章だけよりもイメージが格段につかみやすくなります。

また可能であれば定期的に更新できる体制を整え、最新の情報と整合性を保つことも大切です。更新履歴やバージョン管理をしっかり行い、誰がいつ何を変更したのかがひと目でわかるようにすると、新旧の情報を混同しなくて済むでしょう。

マニュアル作成の基本手順をチェック

マニュアル作成を効率化する方法

良いマニュアルを作成するには、それなりの工数や時間が必要ですが、いくつかのコツを押さえておくと効率的に進められます。まず、基本となるテンプレートを用意しておくことです。章立て（目次）や見出しの形式、レイアウトなどをあらかじめ決めておけば、マニュアルを書き始める際の負担が軽減されるうえ、複数の担当者が同時に執筆しても書式の統一がとれます。

また、オンラインの共同編集ツールやバージョン管理システムを利用すると、複数人で同時に作業できるため、早期に原稿を仕上げやすくなります。Googleドキュメントのようなサービスや、Wiki形式のナレッジ共有ツールを使えば、コメントや提案モードで気になった点を指摘し合うことができ、マニュアルの品質を高めるフィードバックループが築きやすくなります。わからない箇所や修正したい箇所をリアルタイムで共有できるのは大きなメリットです。

さらに、本格的なマニュアル作成ツールやナレッジベースソフトウェアを導入すると、画像や動画の挿入が容易なだけでなく、検索機能が充実しているため、完成後の利用もしやすくなります。文章や画像を追加・修正すると自動で公開ページがアップデートされるタイプもあり、常に最新情報を届ける仕組みづくりに役立ちます。更新がスムーズになれば、マニュアルが古いまま放置されるリスクが減り、結果として現場の混乱を防ぐことにつながるでしょう。

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まとめ

「良いマニュアル」と「悪いマニュアル」の違いは、端的にいえば“読み手が迷わず利用できるかどうか”と“最新の業務フローと一致しているかどうか”に集約されます。読者の立場に立って、シンプルかつ直感的に理解できる内容にすることが大切です。
また、定期的に内容を更新し、実務に即したマニュアルにすることで、長く活用されるものになります。ツールを上手に使いながら、作成・管理の手間を減らし、より使いやすいマニュアルを作成しましょう。