保険・金融業のマニュアル作成ツール導入事例

こちらの記事では、保険・金融業においてマニュアルを作成するメリットや、作成時のポイントなどを解説。また、マニュアル作成ツールを導入する際に押さえておきたい点や、ツールの導入事例もまとめています。今後マニュアル作成についてツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

保険・金融業におけるマニュアル作成のメリット

業務品質の均一化が可能

保険・金融業界においても、マニュアルを作成することで業務品質の均一化を図れます。マニュアルが用意されていない場合、業務品質は個人の経験値・スキルに左右されるため、担当者によって差が出てくる可能性もあります。以上の点から、業務の手順や確認用のチェックリストなどを含むマニュアルの作成を行うことで、業務品質の均一化につなげられます。

また、保険・金融業界においては膨大な業務資料や情報が存在します。その中でマニュアルの作成を行うことで情報が整理され、必要とする情報にスピーディにたどり着けるようになることが期待できます。

引き継ぎをスムーズに行えるようになる

マニュアルを作成することで、担当者の変更時にも業務手順を円滑に引き継げます。引き継ぎを行った後も、必要に応じてマニュアルの参照によって、業務をスムーズに進められると考えられます。

また、前任者に質問や確認が難しい場合でも、マニュアルの参照ができれば疑問の解消に繋げられます。引き継ぎがスムーズに進められることにより、早い段階から業務の品質向上に注力できる点もメリットといえます。

さらに、新入社員が入ってきた時にもマニュアルを使用することで必要な知識を迅速に習得可能となり、教育に必要な時間やコストの削減が行えます。

業務の属人化からの脱却

マニュアルがないと、メンバー間での情報共有が不足し、業務の属人化が進むケースがあります。このような状況になると、他のメンバーの業務の進め方や注意しているポイントなどに関する情報が共有されず、結果として業務プロセスのブラックボックス化が起こります。しかし、マニュアルの作成によって業務の属人化の防止が可能となります。効率的に業務を進めているメンバーのやり方などの共有も可能となるため、組織全体のパフォーマンス向上も期待できます。

保険・金融業におけるマニュアル作成のポイント

マニュアル作成の目的・対象を明確にする

マニュアルの作成にあたり、最初から全ての業務をマニュアル化するのは難しいといえます。まずは、「誰が使用するのか」「どのような状況で活用するのか」を明確にすることが重要です。このステップをしっかりと検討することによって、マニュアル内容の精度や実用性が変わってきます。

最新の情報を反映しているかを確認する

保険・金融業界はさまざまな規制や法令の遵守が求められます。そのため、マニュアルを作成する際は最新の情報を常に反映することが重要です。また、マニュアルを作成した後は、その内容に誤りがないかについて十分な確認を行う点も大切なポイントといえます。

マニュアルの更新

マニュアルは一度作成したらそれで終わりというわけではありません。その内容は時間と共に古くなっていくため、更新が必要となります。最新の情報を参照できるように、定期的なレビューを行い、必要に応じた更新を加えることが重要です。

保険・金融業のマニュアル作成ツール選びで重視したいポイント

ドキュメントの更新のしやすさ

保険・金融業界の場合、規約や手続き方法が頻繁に更新されます。そのため、都度マニュアルの更新が必要となりますので、更新がしやすいマニュアル作成ツールを導入することがポイントといえます。

また、どのマニュアルが最新かをすぐに把握できるよう、バージョン管理が容易なツールを選ぶことも重要です。「どのマニュアルが最新のものか？」といった問い合わせの削減にも繋げられます。

シンプルな操作性

シンプルで操作性が高いマニュアル作成ツールの導入により、効率的な作業を行うことができ、生産性の向上に繋げられます。マニュアル作成にはさまざまなユーザーが関わるため、多くのユーザーがストレスなく操作ができるかも導入時の基準といえます。

さらにマニュアルを閲覧する際にも、シンプルな操作で必要な情報にすぐにたどり着けるかも重視しておきたいポイントといえます。

サポート体制が充実しているか

ツールの導入にあたっては、サポート体制も重視したい点といえます。例えば、ツール導入時や技術的な問題が発生した際に、迅速なサポートを受けられるかどうかを事前に確認しましょう。例えば、FAQやオンラインマニュアルが充実しているか、カスタマーサービスへの問い合わせ方法、対応時間などを確認しておくことがおすすめです。

保険・金融業界向けのマニュアル作成ツールを選ぶ際には、操作性が良いことや機能が充実していることがポイントとなってきます。どのようなマニュアルにおいても視覚的なわかりやすさが求められますが、ツールによっては簡単に画像や動画を取り入れられるものもあります。より効率的にわかりやすいマニュアルを作成するためにも、どのような機能が搭載されているツールなのかをよく確認し、ニーズに合ったものを選択することが大切です。

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保険・金融業のマニュアル作成ツール導入事例

マニュアルの体裁を統一、作成工数も削減（導入ツール：COCOMITE）

導入時の課題：必要とするマニュアルに辿り着くのが難しい

もともとマニュアルの数が多く、主要なマニュアルだけでも100冊以上あったものの、WordやPowerPointなど作成者によって使用ツールが異なっており、体裁もバラバラの状態でした。さらに、マニュアルは開示されているものの、必要な情報が見つけにくいという課題もありました。このような背景から、社内システム刷新のタイミングで、効果的に運用できるツールの導入が検討されました。

導入効果：必要な情報にスピーディにたどり着けるようになった

COCOMITEを導入することで、必要としているマニュアルに辿り着きやすくなった点が大きな効果として挙げられています。さらに、社外からマニュアルを参照したいケースにおいても、スマートフォンでの閲覧がスムーズにできるようになり、利便性もアップしています。

また、作成側にとってもマニュアル作成の工数削減につながるという効果が得られました。

早いものであれば30分でマニュアルが完成（導入ツール：Teachme Biz）

導入時の課題：統一感のある使いやすいマニュアルの作成が必要

フォーマットや格納場所など、マニュアルに関しては個人判断に任せっきりになっており、マニュアルが「あってないような状態」という課題がありました。さらにこちらの企業では、マニュアルがないことで業務を教わる側のスキルにも差が生じていた状態だったため、統一感のある使いやすいマニュアルの作成が求められていました。

導入効果：スピーディーになマニュアル作成が可能となった

使いやすさと導入のしやすさから「Teachme Biz」を導入し、マニュアルによっては、早いものなら30分で作成できるようになりました。作成の手間を削減できる点に加えて統一感もあるため、非常に有用であると高く評価をしています。また、マニュアルへのアクセス状況も確認でき効果測定がしやすく、社員への浸透も実感できています。

ツールで作成した動画マニュアルを活用（導入ツール：Dojo）

導入時の課題：マニュアル作成・修正に手間がかかっていた

コールセンター業務で使用するマニュアルを全て手作業で作成していたものの、非常に時間がかかることが課題となっていました、さらにマニュアルの修正も多く発生しており、都度細かい作業が必要となるため、マニュアルの作成や修正に手間がかかり、他の業務にも影響が出てしまう状態となっていました。

導入効果：新人教育にかかる工数を大きく削減

ツールの導入により、新人教育の工数が大きく削減できました。これまでは、新人が配属された際には2日間つきっきりで業務を教えていたものの、マニュアル作成ツールで作成した動画マニュアルを視聴して学習することができるようになったため、教育担当の負荷を軽減し、空いた時間を他の業務に回せるようになっています。また、動画マニュアルを使用した研修に切り替えたことで復習もしやすくなり、新人が作業を覚えるまでの時間が短縮されたという効果も得られました。