業務の効率化や効率的な人材育成を実現するには、手順書や業務マニュアルの整備が欠かせません。シンプルで使いやすいマニュアル作成ツールを活用すれば、誰でも簡単に見やすくわかりやすい手順書を作成・共有することが可能です。
本記事では、業務マニュアル向きのツールの特徴や重要機能を詳しく解説します
手順書作成ツールとは、仕事の操作方法や作業の手順を、分かりやすく示すための資料（手順書）を効率的に作成・共有・管理できるソフトウェアやサービスのことです。WordやExcelでも作成できますが、手順書ツールには、ステップごとの画像挿入、番号付きリストの自動作成、フローチャート作成支援など、手順を明確に示すための機能が豊富に備わっています。誰でも迷わず作業できるよう、視覚的に分かりやすい手順書を作る手助けをしてくれます。
ツールを使えば、写真や図を効果的に使って、作業の各ステップを具体的に示すことができます。「何を」「どの順番で」「どのように」行うかが一目で分かるため、作業者の勘違いや手順の飛ばしといったミスを減らす効果が期待できます。特に複雑な作業や、たまにしか行わない作業の手順書作成に有効です。
分かりやすい手順書があれば、経験の浅い人でもベテランと同じように、正確な作業を行う助けになります。作業の進め方が標準化されるため、製品やサービスの品質を一定に保ちやすくなります。担当者による品質のばらつきを抑え、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。
新人教育や、部署異動、担当変更時の業務引き継ぎにかかる時間と手間を大幅に削減できます。手順書があれば、教える側の負担が減るだけでなく、教わる側も自分のペースで繰り返し確認できるため、効率的に業務を習得できます。口頭での説明漏れも防げます。
作業手順に変更があった場合でも、ツールの編集機能を使えば、迅速かつ簡単に手順書の内容を更新できます。更新された手順書はすぐに社内で共有されるため、常に最新の正しい手順で作業を進めることができます。古い手順書が出回る心配もありません。
多くのメリットがある一方で、手順書作成ツールの導入には注意しておきたい点もあります。デメリットも理解した上で、導入を検討することが大切です。
多くの手順書作成ツールは有料です。最初に導入費用がかかったり、毎月または毎年利用料金が発生したりすることが一般的です。無料プランを提供しているツールもありますが、機能が制限されている場合が多いです。費用対効果をよく考え、自社に必要な機能と予算のバランスを見極める必要があります。
ツールは手順書を「作りやすく」してくれますが、手順書の中身（文章や画像など）を用意し、定期的に内容を見直して更新するのは人の役割です。誰が責任を持って管理するのか、どのタイミングで更新するのかなど、運用ルールを決めておかないと、せっかく導入しても形骸化してしまう可能性があります。
新しいツールを導入する場合、操作方法を覚えたり、使いこなせるようになったりするまでには、ある程度の時間が必要です。特に多機能なツールや、パソコン操作に不慣れな従業員が多い場合は、社内での説明会や簡単なマニュアルが必要になるかもしれません。導入前に試用期間などを活用して、操作性を確認すると良いでしょう。
業務で使用するマニュアルが、誰でも簡単に作成できることが特徴です。
汎用性が高く、様々な用途や部署で利用可能なため、一部署でのスモールスタートから全社展開までの拡大が可能です。
部署・製品・店舗・役職者別など、必要な人のみ必要なフォルダにアクセス可能な設計に設定ができるツールを選ぶと情報整理が簡単でセキュリティの観点からも安心です。
マニュアル作成から公開までのフローが明確になり、スムーズにマニュアルの作成と公開が進みます。手順書の承認履歴を残すことはISOの要件の一つでもあります。
最新版のマニュアル保管場所についての問合せをなくし、同時に誤って古いマニュアルを見て業務を行うことで発生するインシデントを防ぎます。
手順書の版管理はISOの要件の一つでもあります。
苦労して作成したマニュアルも、利用者に使われなくては意味がありません。
活用を促進するためにも、利用者が必要なときに正しい手順書にアクセスできるよう、検索機能が充実したツールがおすすめです。
マニュアル作成がサクサク進むように、AIがアシストしてくれる機能のついたツールも登場しています。自社のマニュアル作成、運用の工数削減や品質向上に利用できるか、確認してみましょう。
マニュアル作成ツールは、業務の効率化だけでなく、情報の正確な共有やインシデントの防止にも役立つ重要なツールです。企業のニーズに合った機能を備えたツールを選び、業務改善に役立ててみてください。
このサイトは、マニュアルを作っても使われない・伝わらない状態を解決すべく、浸透するマニュアルが作れるおすすめのツールをまとめたサイトです。「問い合わせ対応」「ノウハウ共有」「新人の教育」の用途別に適したツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。
以前のマニュアル運用だと、更新に時間がかかるため、作業指図書を作って終わりになっていました。
加えて、最新版のマニュアルが管理できていないことや、マニュアルの表現が分かりにくく、作業者が理解することに時間がかかっていることなどさまざまな課題がありました。
統一されたテンプレートでデザインが整って見やすくなったことはもちろん、作成も楽になりました。
いまでは全ての作業に手順書が必要だという認識が浸透し、何か分からないことが出てきたら「ココ見て！」「ココ書いて！」が現場の合言葉になってきています。約一年で113個の手順書がCOCOMITEで作成されました。
運輸業での事例です。新入社員などに作業を教える際、Excel、PowerPointなどを使って作成したマニュアルを利用していました。
しかし、作成自体に時間がかかることや工数の問題からメンテナンスが出来ずに、結局口頭で済ませてしまうことがありました。
一番の課題であったマニュアルを作成する工数を6割削減することができました。
社内にはたくさんのマニュアルがあるのですが、修正が簡単なので手順の変更があっても容易にメンテナンスできるようになりました。
6店舗を経営するカフェでは、提供するサービスや価格の違いから、店舗ごとにマニュアルにカスタムしていました。
その結果、アルバイトが別の店舗でヘルプとして働く際や、社員が異動する際に、ルールの違いで混乱が生じました。
アルバイトとスタッフでマニュアル作成チームを立ち上げ、店舗業務のマニュアルを整備。動画とテキストを組み合わせたマニュアルを作成し、視覚的にわかりやすいマニュアルが実現しました。
シンプルで使いやすいため、現場でスムーズにマニュアル利用が進んでいます。
マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
社員に使われるマニュアルで
問い合わせを生まない
自発的なノウハウ共有が
活発になる
習得状況の管理で
指導漏れ防止を実現