業務の標準化や情報共有をスムーズにするために欠かせないのが「マニュアル」です。しかし、いざ作成しようとすると、「どこから手をつければいいのか分からない」「分かりやすいマニュアルになっているか不安」と悩むことも多いでしょう。
本記事では、マニュアル作成の基本手順や分かりやすいマニュアルを作るためのポイントを解説します。さらに、作成を効率化するためのツール活用法についても紹介します。
マニュアルを作成する際、まず「何のために作成するのか」を明確にしましょう。例えば、以下のような目的が考えられます。
また、対象読者（マニュアルを読む人）の知識レベルも重要です。初心者向けなら専門用語を極力避け、熟練者向けなら詳細な技術情報を盛り込むとよいでしょう。
次に、マニュアルに必要な情報を集め、構成を設計します。以下のような基本構成が一般的です。
情報収集時には、実際に業務を担当している人からヒアリングを行うことで、現場に即した内容を盛り込めます。
分かりにくい表現や専門用語の多用は、読者の理解を妨げます。簡潔な表現を心がけ、適切なフォーマットや視覚的要素を取り入れることで、情報を整理しやすくなります。
文章だけでは伝わりにくい内容は、図や表、スクリーンショットを活用すると、より分かりやすくなります。
例えば、作業の流れが複雑な場合はフローチャートを使うと視覚的に整理しやすくなります。データを比較したい場合は表を利用すると、情報を簡潔にまとめられます。また、ソフトウェアの操作説明ではスクリーンショットを活用することで、具体的な手順を直感的に理解できるようになります。
作成したマニュアルは、必ず第三者にチェックしてもらいましょう。実際に使用する人のフィードバックをもとに、分かりづらい点を修正します。
また、業務の変化に応じて定期的に更新することも重要です。古い情報のままでは、誤った手順が共有されるリスクがあります。
1つの手順ごとに見出しをつけたり、番号を振ったりして、視認性を高めましょう。また、1つの項目で複数の情報を詰め込みすぎないようにします。
机上の空論にならないように、実際に手順を試しながらマニュアルを作成しましょう。担当者が実際に手を動かしながら作成すると、より実践的な内容になります。
業務の変化に応じて、マニュアルを定期的に見直し、最新の情報を反映しましょう。誤った情報が放置されると、ミスの発生につながる可能性があります。
作成するマニュアルがどのような種類（例：操作手順、業務フロー、研修資料など）なのかを最初に明確にします。目的や対象読者によって、盛り込むべき情報や最適な表現方法は異なります。事前にそのマニュアル特有の要件を整理しておくことが、読者にとって分かりやすいマニュアルを作成するための第一歩となります。
マニュアル作成のポイントを振り返ると、まず目的と対象読者を明確にすることが重要です。次に、情報を整理し、簡潔にまとめることで、誰が読んでも理解しやすい内容になります。また、図やスクリーンショットを適切に活用することで、視覚的な補助を加え、理解を深めることができます。
さらに、定期的に更新し、最新の情報を反映させることで、マニュアルの有効性を維持できます。適切なマニュアルを作成することで、業務の効率化やミスの防止につながります。ぜひ、本記事を参考に、分かりやすいマニュアル作成に取り組んでみてください。
マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
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