マニュアル作成ツールを導入することで、従来のオフィスソフトよりもテンプレートを活用した効率的な作成が可能になり、更新や修正も容易です。導入メリットするメリットや手順について紹介します。
マニュアル作成ツールとは、仕事の手順書などを作る作業から、社内での共有、情報の管理までを楽にしてくれる専用のソフトウェアやサービスのことです。WordやExcelと違い、見た目を整える「ひな形」や、写真・動画の挿入、変更記録の保存、検索機能などが充実しており、誰でも効率よく、分かりやすいマニュアルを作成・活用できます。
ツールを導入すると、具体的にどのような良いことがあるのでしょうか？ここでは、導入によって得られる主なメリットを見ていきましょう。
「ひな形」を利用すれば、デザインを一から考える必要がありません。文字入力や写真・動画の挿入も、パソコン操作が苦手な人でも比較的簡単に行えます。これまで何時間もかかっていたマニュアル作成が、ぐっと短い時間で完了する可能性があります。作業時間が減ることで、他の大切な仕事に時間を使えるようになります。
作る人によってマニュアルの見た目が違ったり、分かりやすさに差が出たりする問題を解決できます。ツールを使えば、会社全体でデザインや構成が統一されたマニュアルを作れます。誰が作っても一定の質を保ちやすく、読む人にとっても情報が理解しやすくなります。結果として、仕事の進め方のばらつきを減らすことにも繋がります。
仕事の手順が変わったとき、関連するマニュアルを一つひとつ修正するのは骨が折れます。ツールなら、変更したい箇所を比較的簡単に直せ、いつ誰が直したかの記録も自動で残ります。「古い情報のまま作業してしまった」というミスを防ぎ、常に正しい情報をもとに仕事を進められるでしょう。
作ったマニュアルはインターネットを通じて管理され、会社のパソコンや個人のスマホなどから、いつでもどこでも見られるようになります。わざわざファイルを探したり、紙を印刷して配ったりする手間が省けます。「あの資料どこだっけ？」と探す時間が減り、必要な情報をすぐに見つけられます。部署や役職ごとに見られる情報を制限することも可能です。
ベテラン社員が持っている仕事のコツや特別な知識を、その人だけのものにしておくのはもったいないですよね。マニュアルという形にしてツールで共有すれば、会社全体の貴重な財産になります。「あの人がいないと、この仕事は誰もできない」という状況を防ぎ、急な退職や担当変更があってもスムーズに仕事を引き継ぐことができます。
とても便利なツールですが、導入する前に知っておきたい注意点もあります。良い面だけでなく、これらの点も理解しておくことが、導入後の失敗を防ぐために大切です。
多くのマニュアル作成ツールは利用料金が必要です。最初にまとめて支払う費用や、毎月または毎年支払う費用がかかります。高機能なツールや、利用する人数が多いほど、費用も高くなる傾向に。無料版もありますが、使える機能が限られていることが多いので、費用と機能のバランスをよく考える必要があります。
ツールはあくまで道具であり、マニュアルの中身を作ったり、情報を新しくしたりするのは人の手で行う必要があります。誰が責任を持ってマニュアルを管理するのか、どれくらいの頻度で内容を見直すのかなど、ルールを決めて運用していかないと、せっかく導入しても活用されないでしょう。
新しい道具を使いこなすには、やはり慣れが必要です。特にパソコン操作にあまり慣れていない従業員が多い場合は、使い方を教える時間を設けたり、簡単な説明書を用意したりする必要があるかもしれません。なるべく操作が簡単なツールを選ぶことも大切ですが、多少の学習時間は見込んでおきましょう。
すでにWordなどでたくさんのマニュアルを作っている場合、それらを新しいツールに移す作業が必要になることがあります。ツールによっては、ファイルをまとめて読み込める機能もありますが、レイアウトが崩れて手直しが必要になることも少なくありません。どのマニュアルを移行するか、どうやって作業を進めるか、事前に計画を立てておくとスムーズです。
以上がマニュアル作成ツール導入にあたっての注意すべきポイントです。ただ、いずれも各社ツールの料金やサポート内容、ツールの操作性や利便性を比較して、自社に合ったツールを選ぶことができれば解消することができます。
たくさんの種類があるマニュアル作成ツールの中から、自分の会社に本当に合うものを選ぶには、どうすれば良いのでしょうか？以下のポイントをチェックして、後悔しないツール選びをしましょう。
まず、「どんなマニュアルを作りたいか」をはっきりさせましょう。文字中心の簡単な手順書なのか、写真や図をたくさん使った分かりやすいマニュアルなのか、動画で説明するマニュアルなのか。目的によって必要な機能は異なります。自社が必要とする機能がちゃんと備わっているか、逆に不要な機能が多すぎて使いにくくないかを確認しましょう。
マニュアルを作る人も、それを見る人も、みんなが簡単に使えることが大切です。画面の表示が見やすいか、ボタンやメニューが分かりやすいか、特別な知識がなくても操作できそうか、などをチェックしましょう。
特に、複数部門への協力を依頼する場合、操作が複雑だと体裁がばらつく原因にもなります。マニュアル利用者にとっても見るマニュアルによって、見え方が変わるとストレスになったり、探している情報を見つけにくくなることに繋がるので、作成段階で誰しもが使いやすいツールを選定することが大切です。無料のお試し期間があれば、実際に触ってみて、使い心地を確かめるのが一番確実です。
テンプレート機能があればより簡単に、見やすいマニュアルを作れるようになります。
マニュアルは一度作ったら終わりではなく、定期的に更新する必要があります。内容が変わった時に、簡単に修正できるか、変更した内容を関係者にスムーズに伝えられるかは非常に重要です。変更の記録がきちんと残るか、誰がどの情報を見られるかを細かく設定できるかなども確認しましょう。簡単に更新でき、すぐに共有できるツールを選ぶことで、更新性を保つことができ、社員の認識齟齬やミスを減らすことに繋がります。
ツールの使い方で分からないことや、問題が起きたときに、気軽に質問したり相談したりできる相手がいると安心です。日本語で問い合わせができるか、電話やメールなど、どのような方法で連絡できるか、すぐに対応してくれるかなどを確認しましょう。使い方講習会など、導入後のサポートが充実しているかもチェックポイントです。
ツールの値段だけでなく、導入することでどれだけ仕事が楽になるか、どれだけコスト（時間や手間、印刷代など）を減らせるかを考えましょう。かかる費用と、それによって得られるメリットを比べて、「この費用を払う価値があるか」を判断します。単に安いかどうかだけでなく、自社にとって本当に役立つかを考えることが重要です。
会社の仕事に関する情報やノウハウをツールで扱うことになるため、情報が外部に漏れたり、勝手に書き換えられたりしないように、安全対策がしっかりしているかを確認する必要があります。不正なアクセスを防ぐ仕組みや、データのバックアップ（コピーの保存）など、どのような安全対策が行われているかをチェックしましょう。
マニュアル作成を進めるうえで「ツールを使うべきか」「外注すべきか」で悩む方は多いのではないでしょうか。本記事では、マニュアル作成ツールの価格モデルや一般的な費用相場を丁寧に解説し、外注との違いや費用面での比較も行っています。また、費用を抑えるコツやツール導入のポイントについても触れているため、導入に迷っている方やコスト面でお悩みの方にとって参考になる内容となっています。
ツール導入に成功するためのプロセスを紹介します。現状の課題を把握し、導入の目的を明確にしながら、適したなツールを選び、社内での試験運用を経て本格的に導入します。
さらに、導入後には効果測定を行い、常に改善を図ることが重要です。紹介する手順を通じて、ツール導入のポイントを解説します。
マニュアル作成におけるAIは、時間や労力を削減し、効率化する手段として活用されています。
AIは、マニュアルの自動生成や編集・校正、さらに音声認識機能によるデータ入力をサポートします。作成者の負担を軽減するだけでなく、内容の均一化や多言語対応の面でもメリットです。適切に導入すれば業務全体の効率化が期待できます。
手順が多い、または複雑なフローを含む業務は、マニュアルを参考にすることで漏れやミスを防ぐことができます。
新入社員向けの基本業務や手順をマニュアル化しておくと、担当者の負担を軽減し、新人が早期に業務に慣れるサポートになります。
また、新人が自己学習できる環境を整えることで、質問回数が減り、先輩社員のサポート負担も減少します。
トラブル対応の手順や、通常の業務フローとは異なる例外的な業務もマニュアル化しておくことで、いざというときに迅速に対応できるようになります。
退職や異動時の引き継ぎがスムーズになるため、組織の知見やノウハウを確実に継承できます。
このような業務をマニュアル化し、共有することで、業務の標準化や効率化が進み、社員の業務負担も軽減できます。
マニュアル関連でありがちな課題に沿って、目的別におすすめのマニュアル作成ツールをまとめました。ツール選定で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
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